Als Mitglied des Vereines für Computergenealogie habe ich das Dateneingabesystem (DES) kennen gelernt. Ich empfinde es als bestes System zur schnellen inhaltlichen Online-Erfassung und von online bereitgetellten Digitalisaten, die dadurch wörtlich durchsuchbar werden, z.b. nach Namen, Orten oder anderen Projektrelevanten relevanten Stichworten.

Es handelt sich beim DES ausschlißlich um um ein Erfassungswerkzeug. Erfasst werden nur die in der zu erfassenden Quelle vorgefundenen Daten. Es wird nichts aus anderen Quellen ergänzt und es werden auch keine stillschweigenden Korrekturen vorgenommen. Erst wenn eine Quelle (z. B. ein Adressbuch) fertig erfasst worden ist, werden die Daten in die eigentliche Datenbank ihrer Bestimmung überführt. Erst dann sind die Datensätze dauerhaft referenzierbar!

Um die Erfassungsarbeit ein wenig attraktiver zu gestalten, wurde dem DES eine Suchfunktion beigegeben, die es nicht nur ermöglicht, jeden erfassten Datensatz sofort über diese Suche aufzufinden, sondern auch zur Qualitätssicherung beiträgt, indem man über die Suche aufgefundene Erfassungsfehler markieren und somit deren Korrektur durch das Administrationsteam veranlassen kann. [Quelle: genwiki]

Das DES hat einige Vorteile. Die Daten können online Erfasst werden, das heißt, viele freiwillige Helfer können gleichzeitig an einem Erfassungsprojekt arbeiten. Damit sind auch große Projekte in kurzer Zeit erfasst. Die Datenerfassung erfolgt direkt auf dem Scan und die erfassten Daten sind auch sofort online verfügbar. Eins Softwareinstalltio ist dafür nicht notwendig.

So lassen sich Adressbücher, Kirchebücher und alle sonstigen verfügbaren digitalen Listen und Aufstellungen schnell und umfassend indexieren. Die Quelle wird buchstabengetreu erfasst und Erassungsfehler können einfach korrigiert weden. Ach im Nachgang ist eine Fehlerkorrektur möglich und jeder kann gefundene Fehler an den jeweiligen Projektbetreuer melden. Diese werden dann korrigiert.

Der Verein für Computergenealoie hat bereits mehrere Kooperationsprojekte zur Erfassung und das online verfügbar machen verschiedener Daten, z.B. die Standesamtsregister des Stadtsárchves Köln.

Jeder kann bei einem Erfassungsprojekt sofort mitmachen! Doch bevor man mit der Erfassung beginnt, wird dringend empfohlen, die Bedienungsanleitung zu lesen und die projektspezifischen Editionsrichtlinien zu beachten. Zwar ist die Erfassung durch die vorgegebene Struktur sehr einfach, trotzdem gibt es immer wieder ein paar Besonderheiten, die unbedingt von allen Erfassern gleich behandelt werden müssen.